Referat styremøte NBF fjernlån og referanse mandag 12.11.2018

Referat styremøte (3)
NBF fjernlån og referanse
Tid: Mandag 12.11.2018 kl. 10:00-11:00 på Skype og telefon.

Deltakere: Beate Høiby, Tanmayo Olsen, Helén Sakrihei, Eva Sauvage, Siv Holt (fra 10:22) og Kirsten Fausa Storvik (referent).

1 Orientering fra leder

1.1 Rapport fra NordILL
Konferansen ble avholdt i Umeå 10.-12.oktober. I denne forbindelse har Beate skrevet en rapport som er tilgjengelig i BaseCamp, og der ligger også lenker til foredragene som ble holdt. I tillegg har Beate fått nye og nyttige kontakter i fjernlånsmiljøet. Neste arrangør av NordILL er Finland i 2020. Det er uklart om Island skal arrangere i 2022 eller om det blir oss. Det var dessverre vanskelig å få kontakt med deltagere fra Island på konferansen da det var få derfra som deltok.

1.2 Rapport fra organisasjonsmøtet 2018
Møtet ble avholdt i Oslo og var nyttig. Beates notater fra dette møtet ligger også i BaseCamp.

1.3 Opprydding fysiske dokumenter
Det var til å begynne med vanskelig å få oversikt over de overleverte fysiske dokumentene som Beate fikk da hun tiltrådte som leder. Nå har hun gått igjennom dem og omorganisert dokumentene i tre permer: En for formelle interne saker; regnskap, medlemsinformasjon m.m., en for styremøtereferater og behandlede saker, og til sist; en perm for konferansenotater og bidrag. På denne måten blir det enklere å videreføre viktige dokumenter til etterfølgere.

1.4 Dokumenter i BaseCamp
Beate har opprettet en ny mappestruktur i BaseCamp. Her finnes der i blant annet maler gruppa er enig om å bruke.

1.5 Gruppas e-postadresser
Tanmayo og Beate har arbeidet med dette, og Beate har i lengre tid vært i dialog med NBF sentralt. Flere spesialgrupper og lokallag ytret på organisasjonsmøtet 2018 ønske om at alle undergrupper skulle få kontaktadresse med norskbibliotekforerning.no som domene fordi dette ser mer profesjonelt ut. Dette lar seg ikke gjøre da NBF betaler for et gitt antall lisenser og trenger disse selv. Videre har Beate nå opprettet to adresser, en intern og en ekstern, slik som diskutert på forrige styremøte. All nødvendig informasjon angående dette er videresendt til webredaktør Tanmayo. Deretter avtalte vi på møtet at sistnevnte legger til opplysninger og publiserer dette på nettsiden vår før jul.

2 Mulighet for studietur til NBR v/Beate

Angående studietur til Depotbiblioteket i Mo i Rana sendte Beate ut en e-post 26.september vedrørende forslag til gjennomføring. Ingen har gitt tilbakemelding på dette, bortsett fra Helén. Konklusjonen er at vi ikke har økonomi til å gjennomføre turen uten bruk av egne midler, og derfor legger vi dette på is.

3 Dagskonferanse om fjernlån – Fylkesbiblioteket i Akershus v/Beate

Fylkesbiblioteket i Akershus skal arrangere en dagskonferanse om fjernlån onsdag 21.november. I denne sammenheng har de kontaktet oss og bedt om innspill. Beate har mulighet til å reise og bidra med en presentasjon. Det er avsatt ½ time i programmet til informasjon fra oss. Fokuset for konferansen er fylkes- og kommunesammenslåing som er i gang landet rundt. Beate vil snakke om det styret har gjort så langt og hva vi har fokus på. Hun etterspør tips til innhold.
Tanmayo nevner om saken som gjelder elektronisk fjernlån som vi har skrevet et notat til. I tillegg tipser Tanmayo om Heidi Hovemoen, som sitter i hovedstyret til NBF, og jobber med transporttilbud i Nord-Norge. Beate kontakter henne for å få en oppdatert status.
Beate nevner videre det svake punktet for bibliotek-Norge i folkebibliotekloven om at alle kommuner skal ha et folkebibliotek, og som passer med fokuset for konferansen. Beate lager en presentasjon, og tar kontakt med resten av styret om nødvendig.

4 Kristiansands erfaringer med Bibliofil så langt v/Siv

Bakgrunn: Folkebibliotek i Kristiansand, Stavanger, Bergen og Trondheim gikk ut med felles anbud og gikk for Bibliofil etter mye testing. Publikum er så langt veldig fornøyde og opplever Bibliofil som mer brukervennlig enn Aleph, så dette har gått bra. Samtidig er dette et system under utvikling fordi Bibliofil skal bli skybasert (skal være klar til neste år). En av utfordringene har vært at de har vært nødt til å bruke den gamle versjonen av Bibliofil til fjernlånet. Konverteringen har også gått bra. De har hatt en tett dialog med Bibliofil i Larvik i etterkant for å rydde opp i det som ikke fungerer optimalt. Konklusjonen er at sluttresultatet ser ut til å bli bra. (Eva må forlate møtet pga brannalarm 10:30).

5 Innspill til Bibliotekstrategien – hvordan jobber vi og hvem gjør hva? v/Beate

Spørsmålene tilknyttet fjernlånsflyten har flere lag, ble tredelt etter forrige styremøte:
1. Tekniske muligheter og utfordringer
2. Opphavsrettslige utfordringer
3. Villigheten til å dele egne ressurser med andre
Ut i fra styrets kompetansesammensetning, er det naturlig at Helén, Tanmayo og Kirsten fokuserer på punkt 1, Siv på punkt 2 og Beate på punkt 3. Ny bibliotekstrategi skal ikke foreligge før i 2020. Det betyr av vi har god til å formulere en uttalelse, men det er fint å har avklart hvem som skal ha fokus på hva.

6 Eventuelt

6.1 Aktivitetstilskudd v/Beate
I 2018 har gruppa fått tildelt et aktivitetstilskudd på 7000 kr. Tilskuddet bortfaller dersom vi ikke avholder aktiviteten, og var i utgangspunktet tiltenkt studietur til Depotbiblioteket i Mo i Rana. Gruppas økonomi tillater ikke en slik reise, og det er foreløpig ikke planlagt andre aktiviteter per dags dato. Videre er vi enige om at Beate spør Ann Berit Hulthin om det er mulig å få dekket reisekostnader i forbindelse med fjernlånskonferansen i Akershus den 21.november 2018 ettersom Beate gjør dette på fritiden og betaler aller utgifter selv.

6.2 Beates masteroppgave v/Helén
Helén spør om Beates masteroppgave kan deles, og Beate sier at det bare er å dele. Beate har etterspurt publisering fra OsloMet i ODA slik at den blir importert til Oria. Dessverre er det uklart hvem som har ansvar ved OsloMet for publisering i ODA. Helén ber også Beate om å nevne oppgaven på fagdagen i Akershus.

6.3 Endring i forskrifter til Åndsverkloven v/Helén
Det har kommet endringer i forskriftene til Åndsverksloven. For UH-sektoren blir det mulig å få tilgang til alt digitalt pliktavlevering hos NB gjennom feideID (gjelder altså for studenter og tilsatte). Ordningen for UH-sektoren er i betaversjon. Dette blir forskjellig for folkebibliotek, der forespørsel om tilgang må sendes fra fysisk lokale. Forskrifter er vedtatt og tilsammen er det 6 lisenser, 4 for UH-sektoren og 2 for folkebibliotekene. Det vil i praksis si at 4 og 2 personer kan ha tilgang til det samme dokumentet samtidig. I løpet av første kvartal av 2019 kommer det en teknisk løsning på plass også for folkebibliotek. Det er imidlertid utfordrende å få til en like smidig løsning som den man har fått på plass for UH-sektoren. I tillegg satses det på å digitalisere aviser hos NB med et bedre brukergrensesnitt. Dette vil gi en bedre tilgang til det som er utgitt etter år 2000.

6.4 BiblioteksøkV/Helén
Biblioteksøk.no er nå rullet ut for Buskerud. Nå gjenstår bare Oslo på grunn av konverteringsproblematikk med Koha,  siden de har byttet biblioteksystem og har brukt tid på å få på plass funksjonalitet. I tillegg vet vi at Deichman ikke har hatt så mye fokus på å implementere gode fjernlånsløsninger. (Eva tilbake i møtet 10:52).

Angående neste styremøte
Vi melder inn saker til Beate, så samler hun opp og kaller inn til nytt møte. Beate ønsker at alle melder fra om store og små saker de kommer borti gjennom jobben sin; saker som naturlig faller innunder gruppas interesseområder. Ønske om møtedag mandager eller fredager i Oslo. Neste møte avholdes fredag 29.03.19 i Oslo.