Referat styremøte NBF fjernlån og referanse, fredag 14.09.2018

Referat styremøte
NBF fjernlån og referanse

Tid: Fredag 14.09.2018 11:00-15:00

Sted: Nasjonalbiblioteket, Oslo.

Til stede: Beate Høiby, Tanmayo Olsen (skype/tlf), Helén Sakrihei og Kirsten Fausa Storvik (referent). Tor Arne Dahl ankom møtet ca 12:00.

1. Orientering fra leder

  • Beate ønsker velkommen og informerer om at Tor Arne Dahl kommer kl 12.
  • Vi ble enig om at styrets sammensetning og arbeidsfordeling fungerer til tross for at det har vært vanskelig å få kontroll over regnskapet og tilgang til bankkonto. Siv tar Paulos plass som styremedlem.
  • Redegjøring for medlemstall etter forrige styremøte: Ut i fra oppdatert liste fra 6.juni er vi 85 medlemmer; 20 privat og 65 institusjonsmedlemmer.
  • I saker som gruppen har utredet, er vi enig om at Beate kan skrive under som leder, dersom vi publiserer innlegg (slik som sist).
  • Beate arbeider med en sak til nettsiden. Det er tvil rundt brukertilgang til nettsiden vår på grunn av epostadresse. Tanmayo foreslår å opprette to epostadresser siden sekretariatet ønsker at vi skal ha en offentlig epostadresse til bruk for kontakt. Forslag: nbffjernlan@gmail.com (for redigering) og kontaktnbffjernlan@gmail.com (offisiell kontaktadresse). Tanmayo oppretter epostadresse og undersøker om egen epostadresse er nødvendig for innlogging på nettsiden. I tillegg ligger ledernes kontaktinformasjon på hjemmesiden til NBF.
  • Masteroppgaven til Beate ligger tilgjengelig i BaseCamp

2. Regnskap og budsjett v/Helén og Beate

Det er to avvik i regnskapet, men det er ikke nødvendig å fremskaffe bilag. Rammebudsjett for 2018 – 2020 er satt opp. Kontingent er budsjettert til 12750 kr i året. Grunntilskudd er satt til 7500 kr i året og aktivitetstilskudd har tidligere vært på 7000 kr årlig. Beate har nå videresendt budsjettet til Tanmayo og Kirsten.

Regnskapet er ennå ikke revidert ennå, men ble sendt til revisjon forrige tirsdag. Regnskap og budsjett godkjennes av styret.

3. Reiseregning – kan vi enes om en mal? V/Helén

Vi er enig om å bruke malen Helén har sendt ut på epost.

4. Mulighet for studietur til NBR v/Beate

Tanmayo etterspør oversikt for hva som skjer neste år. Det står 23000 kr igjen til reise. Trodde vi skulle få aktivitestilskudd, men det får vi ikke. Vi har fått tilskudd for 2018 (8000 kr), men ikke for 2016 og 2017. Vi søker selvsagt for neste år også, og det er da rimelig å anta at vi får tilskudd. Vi har drøyt 20000 til et slikt møte. Det er ønske om å få dekket alt uten egenandel, og i tillegg avholde styremøte samtidig. Vara blir i utgangspunktet ikke med. Beate sjekker om det er mulig å få ned prisen fra ca 27600 for fire personer (overslag studietur lagt til april, med evt leiebil, fly og overnatting).

5. Gå igjennom virkeplanen 2018 – 2020. Hva skal vi prioritere å jobbe med?

Stort fokus på digitale ressurser:

  • Innspillet til Eva angående tilgang til digitalt materiale. Skrivet vi leverte berører dette understreker Beate. Vi har ikke fått svar fra BIBSYS, men Asbjørn Risan har sagt til Helén at de ser på dette.
  • Mangler angående kopibestillinger og NCIP. Skal være implementert av systemleverandører, men BIBSYS har ikke tatt det i bruk.
  • Tilgang til digitale ressurser i folkebibliotek; da er det snakk om lisenser og i liten grad det tekniske. Finnes det formulert et krav om dette? Vi ønsker å ta dette i sammenhengen med bibliotekstrategien. Men det oppstår også problemer når man har tilgang. Når skal strategien vedtas? Ny strategi fra 2020 er sagt til fylkesbib.
  • Vi kan vurdere å invitere Asbjørn Risan. Da må vi ha spørsmål klare på forhånd. Helén nevner Fulfillmentgruppa nasjonalt i denne sammenhengen.
  • UH-gruppe for fjernlån er lagt på is.

Dette fokusområdet kan settes opp neste møte. Problemene har ulike nivåer. Det er blant annet opphavsrettslige og tekniske utfordringer, samt vilje. Nivåene kan brukes som utgangspunkt for struktur på oppsett.  Kopibestillinger kan gjelde både trykte og digitale dokumenter, men vi ønsker å fokusere på de digitale. Tanmayo ønsker ekstra møte i mellom styremøtene i forbindelse med dette, som kan tas på skype. Vi er videre enig om å lage formulering til nasjonal bibliotekplan.

Transportplan – tre nordligste fylker. Det skal lages en innstilling som vi venter på. Dette dreier seg om at det mangler transportordning. Vi venter til det kommer til hovedstyret.

6. Prosjektet Morgendagens veileder v/Beate.

Beate fikk ikke deltatt på møtet på OsloMet. Beate kontakter deltagere på møtet for å få oppdatering. Skal eksistere en googlegruppe for dette, Beate kontakter Britt i denne sammenhengen.

Tor Arne deltok og informerer: Prosjektet er finansiert av Nasjonalbiblioteket og arrangert av Tønsberg og Færder bibliotek i samarbeid med OsloMet, Institutt for arkiv-, bibliotek og informasjonsfag.  Noen hovedpunkter fra Opinion-rapporten, som omhandlet nasjonal innbyggerundersøkelsen om publikums informasjonsbehov i fremtiden, ble presentert: Folk mer interessert i bredde enn dybde, og tenker at man skal finne mer fram selv når man går 10 år fram i tid. Det er også viktig å skille riktig og feil informasjon fra hverandre. Videre snakket Bibliotekkonsulent Lisbet Vestergaard om bibliotekrollen i Danmark – «hvorfor er ikke bibliotekaren influensers?». De ulike gruppene i prosjektet hadde også presentasjoner. Til slutt ble det avholdt paneldebatt.

7. NBFs organisasjonsmøte i Oslo 17 & 18 oktober 2018 – hvem deltar?

Tanmayo, Helen og Kirsten kan ikke, men det kan Beate og hun drar.

8. Diskutere innspillet fra Eva om tilgangen til digitalt materiale.

Innspillet ble tatt opp under punkt 5 og ble ikke videre diskutert.

9. Siv blir med på skype for å fortelle om Kristiansands erfaringer med Bibliofil.

Saken gjelder overgang til nytt biblioteksystem og erfaringer med det. Kristiansand akkurat gått over til nye bibliofil. Vi håper overgang fungerer bedre enn overgang til Alma, men vi utsetter saken siden Siv ble forhindret i å delta.

10. Eventuelt

  • Sak om kansellering fjernlånsbestillinger sendt fra folkebibliotekenes sitt eget system (Bibliofil eller Micromarc) til eierbibliotek med Alma som biblioteksystem. Spørsmål om dette gjelder NCIP-problematikk og/eller dårlig visning av noten “(IKKE FJERNLÅN)”.
  • BaseBibliotek og navn på utenlandske bibliotek: ISO-standard ISILLnr er under utvikling. Utenlandske bibliotek har tidligere blitt registrert manuelt. I Norge er det nå lagt til prefikset “NO-” foran libnummer, og dette blir endringen for oss. Videre mangler vi enda støtte for ulikt antall tegn i nummeret. Helén mener forholdet mellom systemleverandørene, som inngår i dette, fungerer greit etter spørsmål fra Tor Arne.  Dette gjelder da blant annet aktørene BIBSYS (Unit), Bilbiofil og Nasjonalbiblioteket som inngår i et samarbeidsforum for bibliotekleverandører. På http://biblev.no/ finnes oversikt over referater fra dette samarbeidsforumet forteller Tanmayo. Et annet leverandørsamarbeid er NORSIG, som Tor Arne deltar i, men gruppen har ikke vært aktiv etter at BIBSYS inngikk samarbeid med ExLibirs. Fulfillmentgruppa i BIBSYS lager i tillegg veiledninger for fjernlån for konsortsiebibliotek og også for folkebibliotek på unit.no. Dette ligger under https://www.bibsys.no/hjelp/alma-biblioteksystem/trinn-for-trinn-veiledninger/fulfillment/
  • Generelt om fjernlån: Det er i større grad mulig å se hva som er tilgjengelig, men det er likevel ikke alt det er mulig å få tak i. Depotbiblioteket har hatt en økning i fjernlånsbestillinger. Det var en nedgang 2015-16 på grunn av overgang til nytt biblioteksystem Alma, men det har siden økt igjen. Antall fjernlånsutsendinger har doblet seg fra 2016 til 2017. Så langt i 2018 er det lånt ut like mye som i fjor.
  • Biblioteksøk: Sluttbruker kan bestille fjernlån. Det skal ikke være mulig å bestille dokumenter som biblioteket sluttbruker tilhører har selv. Beate poengterer at det nærmeste eierbiblioteket på transportruten blir alltid valgt, men det er ikke alltid at dette er like hensiktsmessig for sluttbruker med tanke på tilgjengelighet og effektuering av bestillingen.
  • Lesesalslån fra Nasjonalbiblioteket på bokhylla.no: Helén forteller at det er mulig å forespørre digitalt fjernlån, og det jobbes for å få plass ny løsning for pålogging. IP-ordning krever unik IP-adresse, og derfor har noen innlogging i stedet.
  • RFID: Depotsamling består av 3 millioner dokumenter, og har sluttet med brikking ved mottak. Er det formålstjenlig med RFID på hele samlingen? Usikkert hvor hensiktsmessig dette er. Det blir uansett strekkoder på alt.
  • Neste styremøte avholdes på skype 12.november – Beate kaller inn.