Referat fra styremøte NBF Fjernlån og Referanse, Oslo, 04.06.18

Referat fra styremøte (1)
NBF fjernlån og referanse

Tid: Mandag 04.06.2018 11:00-15:00.

Sted: Nasjonalbiblioteket, Oslo.

Tilstede: Beate Høiby, Paulo Bairos, Tanmayo Olsen, Helen Sakrihei, Siv Holt, Eva Sauvage, Glenn Karlsen Bjerkenes og Kirsten Fausa Storvik (referent).

1. Presentasjon av det nye styret
Presentasjonsrunde der alle fortale om hvor de arbeider og status for hvor hovedfokuset ligger for tiden.

2. Regnskap og budsjett
Revidert regnskap og budsjettforslag for denne perioden foreligger ikke. Styret får dermed ikke lagt konkrete planer fremover. Dette er svært beklagelig sett fra leders synspunkt.

3. Valg av ny sekretær og eventuelt kasserer og webansvarlig

Tanmayo fortsetter som webansvarlig. Helen overtar som kasserer etter Paulo. Kirsten velges som sekretær. Eva er vara for fagbiblioteksektorens representasjon i gruppa mens Siv er vara for gruppas folkebibliotekrepresentanter. Vara får møteinnkallelser på linje med de andre styremedlemmene, men møter normalt ikke. De møter ved forfall eller når det er spesielt behov for deres kompetanse.

4. Orientering fra tidligere leder Glenn

Referat/protokoll årsmøte
Generalsekretær Ann Berit Hulthin har vært i kontakt med tidligere leder, Glenn Karlsen Bjerkenes angående manglende ført og undertegnet protokoll på årsmøtet. Løsningen er at årsmøtereferatet blir skrevet om med små justeringer og kalt protokoll, og at fire av dem som var tilstede under årsmøtet i Sandefjord torsdag 15. mars 2018 skriver under. Glenn har skrevet en protokoll basert på Helens referat fra årsmøtet. Dokumentet ble underskrevet av Glenn, Helen, Paulo og Beate.

Aktiviteter, påmelding konferanser
Styret har tidligere utlyst et stipend i sammenheng med de internasjonale og nordiske fjernlånskonferansene på 5000,- som alle medlemmer av NBF kan søke på. Det er vanlig at mottaker skriver et bidrag til nettsiden i etterkant av møtet. Vi bruker å sende et medlem av styret for å delta, som også forslår foredragsholdere når konferansen arrangeres i Norge. Det har ikke vært avholdt vervekampanjer nylig.

Arbeidsgrupper og OA
Det er opprettet en nasjonal gruppe for kartlegging av fjernlån innenfor UH-sektoren hvor oppdraget er gitt av Universitets- og høgskolerådets bibliotekutvalg. Dette går blant annet på samarbeid mellom folkebibliotek. I tillegg finnes det en nasjonal fulfillment-gruppe med spesielt fokus på fjernlån opprettet av BIBSYS (Unit). Fulfillment er en modul i Alma som omfatter publikumsarbeid. Fulfillment-gruppa jobber blant annet for at alle i konsortsiet skal ha 6 ukers lånetid. Eva og Kirsten følger med på gruppens arbeid.  Videre representerte Glenn gruppa på KORG-dagene i fjor og hadde et innlegg med tittelen «Fjernlån for dummies» som gjaldt: Biblioteksøk, Oria og samhandling med BIBSYS-konsortsiet. Gruppa pleier også å ha et innlegg på Bibliotekmøtet. Man må søke NBF om å få ha et seminar på Bibliotekdagene. NBF dekker ikke reise og opphold for den som holder innlegg for gruppa. Det må gruppa dekke selv.

Glenn sier det skjer mye på OA-fronten. Nå skal det være mulig å avgrense på OA i Oria. Dette må stilles inn under institusjonstilhørighet. Det jobbes med å få utvidet OA og det settes nå høyt press mot kostbare tidsskriftleverandører for å få mer gunstige avtaler. I Oria har Universitetsbiblioteket i Oslo gått vekk fra forhåndsavgrensning på institusjonsnivå til å inkludere katalogen til alle fag- og forskningsbibliotek når man starter søket. Det vil si at faneskillet «mitt bibliotek» og «alle bibliotek» er gjort om til bare en fane. Dette gjør det enklere for brukerne å finne flere dokumenter og innlånet har tredoblet seg.

Videre arbeid for gruppa; følg om opp saker fra forrige referat. Det har vært mest fokus på fjernlån og ikke like mye på referanse. Minner til slutt om å be om medlemsliste fra NBF sentralt. Beate gjør det.

5. Gaver

Paulo og Glenn har med tidligere gaver som Beate nå har overtatt. Dette er to boller fra Wik og Walsøe til en verdi av 289.- per stk.

6. Møter videre fremover

Vi har søkt om utviklingsmidler til å reise til Mo i Rana, som ble innvilget. Dette blir trolig veldig kostbart. Alternativ reiserute foreslås av Helen (fly via Bodø, tog til Mo). Vi har fått penger (7000.-) bevilget fra NBF sentralt. Pengene blir utbetalt når aktiviteten er gjennomført. Hvor mye kostet dette første møtet? Vi må vite dette samt få revidert regnskap og budsjett på plass før vi kan gå videre i planleggingen av å legge et møte til Mo i Rana. Det er flertall i gruppa for å prøve å gjennomføre dette.

Skal vi ha fysiske møter, eller skypemøter? Vi ønsker en kombinasjon av begge deler. Vi ble enige om at vi alle møtes fysisk en gang i halvåret i Oslo, og ser deretter om det er mulig å reise til Mo. Vi setter opp nytt møte 14.september kl. 11 og Beate kaller inn.

7. Basecamp

Vi har nå to basecamp-grupper, men omorganiserer dette til en gruppe. Der legges i hovedsak sentrale dokumenter, men erfaring viser at annen kommunikasjon fungerer best på epost. Møtereferat publiseres på nettsiden vår. Møteinnkallelser og andre ting sendes på epost.

8. Konferanse i samarbeid med NB

Marit Vestlie fra NB har vært i kontakt med Glenn i forbindelse med den internasjonale konferansen ILDS (IFLA International Interlending and Document Supply Conference), som arrangeres i oddetallsår. Tidligere, på de internasjonale konferansene, har IFLA-gruppen bidratt med program, og vi har bidratt organisatorisk. Dette krever mye arbeid. For konferansen som avholdes i 2021 er søknadsfristen rundt desember 2019. Glenn oppfordrer til at for eksempel NB, UiO eller OsloMet kan søke om å arrangere konferansen, og da kan vi bidra som rådgivende gruppe. Glenn finner en kontaktperson på Universitetsbiblioteket i Oslo.

9. NordILL, den 13. i rekken arrangeres i Umeå i Sverige fra 10.-12. oktober 2018

NordILL (Nordic Resource Sharing Reference and Collection Management Conference) er den nordiske konferansen og arrangeres i partallsår. Norge skal kanskje arrangere den i 2024.  Island skal arrangere i 2022, men det er ikke sikkert de har kapasitet til det. I så fall skal Norge arrangere allerede i 2022. Vi må snakke med representanter fra Island om de skal arrangere i 2022 eller ikke. I 2018 reiser Beate som representant fra gruppa på NordILL. Tanmayo reiser fra Troms fylkesbibliotek. Helen reiser fra Nasjonalbiblioteket. Kirsten har søkt sin arbeidsgiver om å få reise.

10. Fjernlån av elektronisk dokumenter

Tanmayo jobber med utkast til BIBSYS i som tar for seg at bibliotekstrategien ikke er oppfylt når det gjelder fjernlån av elektroniske dokumenter. Dette sendes til gruppa, og omhandler blant annet at beholdning på tidsskrift og artikkelnivå ikke er synlig i Oria. Det er ønske fra gruppen å be om underskrift fra Mariann Schjeide i denne saken før vi kontakter Bibsys og Nasjonalbiblioteket og orienterer BibliotekNorge. Kirsten deltar i en arbeidsgruppe på Universitetsbiblioteket i Bergen som kartlegger Alma/Oria-problemer innenfor dokumentlevering, særlig innen innlån og fjernlån. Hun forsøker å få dette med i sluttrapporten som i første omgang leveres til seksjonsleder for tilvekst og system og bibliotekdirektør.

11. Innkommet sak

Vi gjennomgikk saken og Beate forfattet et svar som alle var enige i. Dette blir videresendt til vedkommende så fort som mulig.

12. Referansegruppa i prosjektet «Morgendagens veileder»

Hvordan jobber vi med dette og hvordan skal vi bidra? Det er foreløpig uklart hva tilbakemeldingen skal gjelde. Beate kontakter prosjektleder Britt Sanne for en oppdatering.

Kontaktinformasjon på hjemmesiden må oppdateres.

Evt.

  • Beate informerer om veien videre: Ta opp saker fra NBF sentralt (ut i fra. tidligere styremøte). Dette er hvis det er aktuelt, spesielt med tanke på aktiviteter.
  • Tanmayo: Diskutere mandatet, og hvordan vi forstår det (se budsjett og virkeplan). Hvordan skal vi jobbe innenfor de forskjellige punktene slik at vi jobber på samme linje? (dette settes opp som punkt 1 på neste møte).
  • NBF sentralt i Basecamp: Vi er lagt til i denne store gruppa slik at vi kan følge med på hva de jobber med. Beskjeder om søknadsfrister og annen informasjon legges også her.